建议收藏！电子会计档案：超全知识干货大放送！
随着数字经济的发展，会计档案领域关键政策不断推进。国家税务总局的增值税发票电子化改革、财政部的电子票据试点、海关总署的电子海关专用缴款书试点等工作都在积极推进。电子会计档案的全流程电子化和信息化是未来的大势所趋，中国会计档案管理逐渐向数字化发展。
2016年1月1日，《会计档案管理办法》开始实施，该办法由财政部、国家档案局联合发布，其中第八条规定了满足特定条件的单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。
2020年3月23日，《关于电子会计凭证报销入账归档的相关问题通知》发布，其中明确规定了电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。
2022年7月1日，《电子会计档案管理规范》开始实施，其中规定了电子会计资料形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等内容。
2023年5月15日，《关于联合开展电子凭证会计数据标准深化试点工作的通知》研究制定了《电子凭证会计数据标准》发布，增加了试点电子凭证种类，扩大了开具端和接收端试点单位范围，进一步明确了数电票报销归档的保存方式。进一步打通电子凭证报销、入账、归档端“最后一公里”。
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什么是电子会计档案
在《电子会计档案管理规范》中指出，电子会计档案是在会计核算工作中由电子计算机直接形成或接收、传输、存储并归档，记录和反映单位经济业务事项，具有凭证、查考和保存价值的电子会计资料。
以下资料均属于电子会计档案：
1）电子凭证，包括原始凭证、记账凭证；
2）电子账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；
3）电子报表，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；
4）其他电子会计核算资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
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电子会计档案优势
1. 提高会计工作效率：电子会计档案可以实现自动化处理，减少人工操作。通过计算机系统自动生成、审核和报送会计报表，可以大大缩短会计报表的编制周期，提高企业的决策效率。
2. 降低企业成本：电子会计档案可以减少纸质档案的存储和管理成本，节省办公空间，降低企业运营成本。同时，电子会计档案可以实现远程访问和共享，方便企业内部和外部的信息交流，降低沟通成本。
3. 提高会计信息质量：电子会计档案可以实现实时更新和查询，确保会计信息的准确性和时效性。通过计算机系统的自动校验和审计功能，可以有效防止人为错误和舞弊行为，提高会计信息的质量。
4. 促进企业信息化管理：电子会计档案是企业信息化建设的重要组成部分，有助于推动企业实现全面信息化管理。通过与其他业务系统的集成，可以实现财务数据的自动导入和导出，提高企业信息化管理水平。
5. 加强内部控制：电子会计档案可以实现对会计数据的实时监控和分析，有助于加强企业内部控制。通过对会计数据的实时追踪和分析，可以发现潜在的风险和问题，及时采取措施进行整改，降低企业的经营风险。
6. 符合环保要求：电子会计档案可以减少纸质档案的使用，有利于环保。
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企业如何实现电子会计档案
企业需要建立完善的档案管理流程和制度，包括电子会计档案的采集、制作、存储和查询等环节。并有先进的技术手段，如云计算、大数据、人工智能等，以提高电子会计档案的采集、存储、处理和查询的效率和质量。
具体来说，电子会计档案的实现步骤包括：
1. 建立电子会计档案系统：企业需要建立完善的电子会计档案系统，该系统需要能够与企业的财务软件、报销系统、税务系统等业务系统进行对接，实现数据的自动获取和归档。
2. 数据采集：通过接口或其他方式，将需要归档的数据采集到电子会计档案系统中。
3. 数据整理：按照归档的规则对需要归档的文件进行整理上架，确保数据的准确性和完整性。
4. 数据存储：将档案资料存储于系统中，并采用先进的数据存储技术，如云存储、分布式存储等，以提高数据的可靠性和安全性。
5. 数据利用：通过查询和检索功能，方便内部及外部的利用，实现数据的共享和交换。
此外，为了保障电子会计档案的真实性和完整性，企业还需要采取一些措施，如引入数字签名技术、加密技术等，确保电子会计档案在传输和存储过程中不被篡改或伪造。同时，对于一些重要的电子会计档案，企业还可以采取纸质备份或电子备份的方式进行保管，以确保档案的安全性和可靠性。
显然，企业实现电子会计档案需要一定的技术能力，目前有较多的第三方电子会计档案服务商，例如金蝶发票云可以帮助企业实现电子会计档案各种能力，且严格按照财政部、档案局电子归档管理最新规定建设的云服务产品，可以满足企业大部分诉求。
随着《电子会计档案管理规范》的不断推进，未来几年，电子会计档案的管理势在必行。因此，企业需要构建全生命周期的会计电子档案管理蓝图，并充分利用会计核算信息系统数据，实现电子会计档案自动分类归档。
附录：电子会计档案热点问答
1. 电子会计凭证与纸质会计凭证相比，有法律效力吗？
来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。
2. 以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，还需要保存电子会计凭证吗？
单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。
3. 电子会计档案的保管期限是多久？
会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
4. 属于归档范围的电子会计资料能否仅以电子形式保存会计档案？
单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：
（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；
（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；
（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；
（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；
（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
满足上述规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。
