电子会计档案引领数字资源管理潮流，你跟上了吗？

在数字经济时代，随着《中华人民共和国档案法》的修订与完善，以及《“十四五” 全国档案事业发展规划》等一系列相关重要文件的陆续出台，国家对档案工作的重视达到一个新高度，指明了档案管理要向数字化、智能化转型，提高档案服务的质量和效率，以更好地满足社会各界对档案信息的需求，为国家的发展和进步提供有力支持。

那么，国家档案局对于推进传统载体档案数字化发布了怎样的保障性政策呢？各行各业又是如何开展电子档案管理实践？

数字档案资源相关政策速览

一、国家档案局科技项目计划

2024年06月27日，国家档案局发布《2024年度国家档案局科技项目计划》。在108个项目中，数字档案资源管理受到高度重视，涵盖了电子文件归档与管理、档案数据治理与开发利用、档案数字化转型、人工智能等技术在档案管理中的应用等内容。国家档案局积极推动数字档案资源管理相关的研究和实践，表明数字档案资源在档案工作中的重要性日益凸显。

二、档案数字资源行业标准

2024年08月22日，国家档案局发布《档案数字资源备份实施规范》、《电影胶片档案数字化规范》、《恒温恒湿档案库房空调工程施工及质量验收规范》、《档案展览工作规范》、《招标投标电子文件归档规范》、《ERP 系统电子文件归档和电子档案管理规范》6 项行业标准，自 2025 年 2 月 1 日起实施。这些标准的发布在企业数字化转型过程中将发挥重要作用，有助于企业建立完善的数字化档案管理体系，提高企业信息资源的综合利用效率，为企业的业务运营和管理决策提供可靠的数据支持。

三、建设工程行业对电子档案管理实践

2024年7月26日，北京市地方标准《建设工程电子文件与电子档案管理规程》首发宣贯会顺利举办，与会的专家学者认为建设工程电子文件与电子档案管理的重要性日益凸显。《规程》在推动行业信息化、智能化发展方面，加强了行业数据的归集、分析能力，有效促进建立行业数据库，为行业提质增效、绿色发展和工程质量的透明化、可追溯化管理提供有力保障。

电子会计档案，引领数字档案资源管理新潮流

电子会计档案作为数字档案资源的特定类型，包含企业的财务报表、账簿、凭证，详细记录了企业的经济业务往来、收支状况等关键财务数据。这些信息是数字档案资源中重要的经济数据，对于企业的管理、决策和审计具有重要价值。作为数字档案资源的一部分，电子会计档案也具有数字档案资源的共性特点，如数字化、存储方便、检索快捷、可共享等。

与传统纸质会计档案相比，电子会计档案具有诸多显著优势：

①存储方便。电子会计档案以数字形式存储在硬盘、光盘、云空间等介质中，无需像传统纸质档案那样占用大量物理空间。不仅可以轻松应对不断增长的档案数量，还能有效避免因环境因素对档案造成的损坏。

②检索快捷。电子会计档案借助信息技术，实现快速高效的检索。通过关键词搜索、分类筛选等功能，用户可以精准定位到所需的档案内容，无需像翻阅纸质档案那样耗费大量时间和精力，并且可以进行套打、导出等操作，满足不同场景下的使用需求。

③便于共享。电子会计档案打破了传统纸质档案在共享和协作方面的限制。不同部门、不同地区的人员可以同时访问和使用电子档案，实现信息的快速传递和共享，能够有效减少沟通成本和时间延迟。同时，电子档案管理系统可以设置权限和密级，确保档案的安全性和保密性，使得企业内部的管理和控制更加规范和高效。

④数据准确。电子会计档案在数据录入和管理过程中，能够通过自动化的校验功能对数据进行四性检测（安全性、真实性、可用性和完整性）。相比纸质档案容易出现的填写错误、字迹不清等问题，电子档案可以有效避免人为因素导致的错误。

AI赋能，技术加持

一、智能分类与归档。AI 可以自动分析电子会计档案中的内容，根据预设的分类标准和规则，将不同类型的会计文件准确地分类并归档。例如，能够区分发票、凭证、报表等不同类型的文档，并将其存储到相应的文件夹中。这大大提高了档案整理的效率和准确性，减少了人工分类可能出现的错误。

二、智能检索与查询。利用自然语言处理技术，AI 可以理解用户的查询意图，实现更智能的检索。用户无需记住复杂的关键词组合，只需用自然语言描述所需查询的内容，如 “查找上个月的销售发票”，AI 就能快速准确地从大量电子会计档案中检索出相关文件。

三、智能审计辅助。在审计过程中，AI 可以协助审计人员快速筛选和分析大量的电子会计档案。通过数据挖掘和模式识别技术，发现潜在的审计线索和问题点。同时，AI 还可以生成审计报告的初稿，提高审计工作的效率和质量。